Comment régler le problème en comptabilité ?
La réponse dépend en réalité du montant de l’écart entre la facture et le règlement :
Lorsque le montant est important
Le premier réflexe à avoir est de rechercher l’origine de cet écart. S’agit-il d’une facture ou d’un avoir qui manque ? Est-ce une erreur de saisie ? Les raisons peuvent être nombreuses et variées.
Dans la plupart des cas, il suffira de reprendre contact avec le client et le fournisseur concerné pour obtenir le complément de règlement, la facture ou l’avoir qui manque.
Mais si rien ne justifie cet écart ou qu’aucun recours n’est possible (cas de rupture des relations commerciales, disparition de l’entreprise concernée, paiement à l’aide d’un faux billet etc…), on utilisera alors les comptes de charges et produits exceptionnels.
Par exemple, vous vendez des produits à un particulier pour un montant de 500€. Une partie de la marchandise est réglée en espèces mais vous ne disposez pas d’un détecteur de faux billets.
Au moment de la remise en banque, vous réalisez qu’un billet de 50€ est faux. Il vous faudra donc débiter le compte 671800 «Autres charges exceptionnelles sur opérations de gestion » pour 50€.
De la même manière, si une facture d’un fournisseur en liquidation judiciaire n’est pas réglée à temps, elle fera l’objet d’une comptabilisation en produit exceptionnel : compte 771800 « Autres produits exceptionnels sur opérations de gestion ».
Pour la gestion d’un écart de règlement non significatif
Lorsqu’il s’agit de quelques euros tout au plus, la plupart des logiciels de comptabilité gèrent automatiquement.
On utilise, en pratique, les comptes 658 « Charges diverses de gestion courante » et 758 « Produits divers de gestion courante » selon que la différence est un produit ou une charge.
Ce sont les écarts les plus courants.
Par exemple, vous comptabilisez vos salaires et vos charges sociales à l’aide de la fonction d’import des écritures, proposée par votre logiciel de paie.
L’importation se fait au centime près et le montant à régler à l’URSSAF est de 2824.75€ en comptabilité, mais au moment de la déclaration et du règlement des cotisations de sécurité social, vous faites un virement de 2824€.